Kui teie MTÜ või sihtasutus on saanud projektitoetust ja majandusaasta aruande koostamise tähtaeg läheneb, tõusevad sageli esile küsimused, millele äriühingu raamatupidamise kogemus vastust ei anna. Sihtfinantseerimise kajastamine, kulude liigitamine projektide lõikes ja aruandluse vormilised nüansid nõuavad teadmisi, mida tavaraamatupidamise kogemus alati ei kata.
Selles artiklis vaatame konkreetselt, millised sisulised ja vormilised vead tekivad MTÜ-de ning sihtasutuste raamatupidamises kõige sagedamini. Iga vea juures selgitame, miks see tekib, milliseid tagajärgi see kaasa tuua võib ja kuidas seda ennetada. E-Raamatupidamine24 meeskond on neid vigu klientide arvestuses korduvalt parandanud ja teab, milliseid kontrollpunkte tuleb regulaarselt läbi käia.
Vastavalt raamatupidamise seadusele kehtivad nõuded kõigile raamatupidamiskohustuslastele ühtmoodi, kuid RTJ 14 toob kaasa mitu olulist erisust. MTÜ-l ja sihtasutusel puudub omakapital selle klassikalises tähenduses, selle asemel kajastatakse netovara. Tulude ja kulude aruande ülesehitus erineb äriühingu kasumiaruandest.
Sihtotstarbeliste ja mittesihtotstarbeliste tulude eristamine on kohustuslik. Toetused ja annetused tuleb kajastada vastavalt sellele, kas nendega kaasnevad tingimused on täidetud või mitte. Äriühingu raamatupidaja, kes pole RTJ 14 nõuetega kursis, võib need erisused märkamata jätta.
MTÜ-de ja sihtasutuste puhul on kontrollmehhanism sageli nõrgem kui äriühingutel. Paljudel väiksematel ühingutel puudub eraldi finantsjuht ja raamatupidamist korraldab juhatus ise. Kui arvestuspõhimõtted ei ole algusest peale korrektselt paika pandud, kuhjuvad vead kvartal kvartali järel.
Tagajärjed ilmnevad tavaliselt majandusaasta aruande koostamisel, projekti finantsaruande esitamisel või auditi käigus. Sel hetkel on parandamine oluliselt aeganõudvam ja kulukam kui ennetav kontroll oleks olnud.
Kõige levinum sisuline viga on sihtotstarbeliste toetuste kajastamine tuluna kohe laekumise hetkel. Vastavalt RTJ 12 ja RTJ 14 nõuetele tuleb sihtotstarbelisi toetusi kajastada tuluna alles siis, kui toetuse tingimused on täidetud. Enne seda kajastatakse laekunud summad kohustisena.
Teine sage viga on toetuse ja annetuse eristamata jätmine. Annetus on reeglina ilma sihtotstarbelise tingimuseta ja kajastatakse tuluna laekumisel. Toetusega võivad kaasneda tingimused, mille täitmata jätmisel tuleb summa tagastada. Nende kahe kategooria segamine moonutab tulude aruannet ja raskendab rahastajale aruandlust.
Kolmas viga on mitme projekti toetuste kajastamine ühes kogusummas, ilma projektipõhise eristamiseta. Oluline on märkida, et kui rahastaja nõuab eraldi finantsaruannet iga projekti kohta, muutub tagantjärele summade eristamine keeruliseks ja veaohtlikuks.
MTÜ-de tulude ja kulude aruanne eristab põhitegevuse kulud, ettevõtlusest saadud tulu kulud ja muud ärikulud. Praktikas jäävad need kategooriad sageli korrektselt liigitamata, eriti kui ühingul on nii põhitegevus kui ettevõtlustulu.
Tüüpiline näide on olukord, kus MTÜ korraldab tasulisi koolitusi ja samal ajal pakub tasuta nõustamist. Kui koolitusega seotud ruumirent, lektori tasu ja materjalid ei ole eraldi välja toodud, kajastub kogu kulu põhitegevuse all. See moonutab aruannet ja võib tekitada küsimusi maksu- ja tolliametis.
Puudulik algdokumentatsioon on teine levinud probleem. Raamatupidamise seaduse kohaselt peab iga majandustehing olema tõendatud algdokumendiga, milles on nõutud andmed. Kui kassatšekkide, lepingute või aktide asemel on ainult pangaväljavõte, ei pruugi dokumentatsioon olla piisav.
MTÜ juhatuse ja üldkoosoleku otsused on raamatupidamise alusdokumendid. Kui juhatus otsustab maksta toetust, sõlmida lepingut või soetada vara, peab otsus olema protokollitud ja sisaldama selgelt otsuse sisu, summat ja tingimusi.
Praktikas esineb sageli olukordi, kus otsust pole vormistatud või see on liiga üldsõnaline. Näiteks otsus toetada projekti ilma summata, ajakavata ja tingimusteta. Auditi käigus tekib küsimus, kas tehing oli lubatud ja millistel tingimustel.
Sihtasutuse puhul lisandub nõukogu roll. Sihtasutuste seaduse kohaselt peab nõukogu kiitma heaks tehingud, mis ületavad igapäevase majandustegevuse piire. Kui nõukogu heakskiit puudub, võib tehing olla vormiliselt puudulik.
Raamatupidamise seadus nõuab, et majandustehingud kirjendataks raamatupidamisregistrites õigeaegselt. Praktikas tähendab see, et dokumendid peavad jõudma raamatupidajani mõistliku aja jooksul. Kui MTÜ juhatus edastab arveid ja tšekke alles kvartalite kaupa, tekib mahajäämus, mis raskendab jooksvat kontrolli.
Majandusaasta aruande esitamise tähtajast kinnipidamine on samuti kriitiline. Tähtaja ületamisel võib registripidaja algatada ühingu sundlõpetamise menetluse.
Raamatupidamise seaduse kohaselt tuleb dokumente säilitada vähemalt seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati. Väiksemate MTÜ-de puhul, kus juhatuse liikmed vahetuvad, lähevad varasemad dokumendid sageli kaduma.
Järgmine kontrollnimekiri aitab MTÜ-l või sihtasutusel vigu varakult avastada:
Kontrollnimekirja läbikäimine kord kvartalis vähendab oluliselt riski, et vead kuhjuvad aasta lõpuni.
Kui MTÜ-l või sihtasutusel on mitu projekti paralleelselt, käibemaksukohustus või rahvusvaheline rahastus, muutub arvestus keerukaks. Sellisel juhul on mõistlik kaasata raamatupidamispartner, kes tunneb mittetulundussektori erisusi.
Samuti tasub professionaalset abi kaaluda siis, kui juhatuse liikmed vahetuvad, ühingu maht kasvab oluliselt või ees seisab esimene audit. E-Raamatupidamine24 pakub MTÜ-dele ja sihtasutustele raamatupidamist, mis hõlmab nii jooksvat arvestust, projektitoetuste kajastamist kui ka majandusaasta aruande koostamist.
MTÜ-de ja sihtasutuste raamatupidamises tekivad vead peamiselt seal, kus mittetulundussektori erisused jäävad arvestamata. Sihtotstarbeliste toetuste vale kajastamine, kulude liigitamise puudulikkus ja vormilised lüngad otsustes on probleemid, mida regulaarne kontroll aitab ennetada.
Kõige olulisem on kehtestada selge arvestuskorraldus juba tegevuse algusest. Kui arvestuspõhimõtted on paigas ja kontrollpunktid regulaarsed, väheneb vigade risk märgatavalt. Keerukamatel juhtudel tasub usaldada partner, kes tunneb nii raamatupidamise seadust kui ka RTJ 14 nõudeid.
Võtke E-Raamatupidamine24 meeskonnaga ühendust, et arutada oma MTÜ või sihtasutuse raamatupidamise korraldust. Meie teenused hõlmavad olemasoleva arvestuse analüüsi ja vigade parandamist, jooksvat raamatupidamist koos projektitoetuste kajastamisega, palgaarvestust, maksudeklaratsioonide esitamist ja majandusaasta aruande koostamist vastavalt RTJ 14 nõuetele.
Kõige levinum viga on sihtotstarbeliste toetuste kajastamine tuluna kohe laekumisel, kuigi RTJ 14 nõuab kajastamist alles tingimuste täitmisel. E-Raamatupidamine24 aitab kehtestada arvestuskorra, mis tagab toetuste korrektse kajastamise.
Põhimõtteliselt järgivad mõlemad RTJ 14 nõudeid. Sihtasutuse puhul lisandub nõukogu heakskiidu nõue teatud tehingutele vastavalt sihtasutuste seadusele. Dokumentatsiooni nõuded on seetõttu rangemad.
Koostage selge kontoplaan, kus põhitegevuse, ettevõtluse ja projektikulud on eraldi. Vaadake liigitus kord kvartalis üle. E-Raamatupidamine24 meeskond aitab kontoplaan üles seada vastavalt RTJ 14 tulude ja kulude aruande kirjete nõuetele.
Vormistage puuduolevad otsused tagantjärele, lisades kuupäeva, otsuse sisu ja tingimustel põhineva aluse. Edaspidi koostage otsuste jaoks standardvorm, mida kasutatakse iga kord.
Kui ühingul on mitu projekti, käibemaksukohustus, rahvusvaheline rahastus või ees seisab esimene audit. E-Raamatupidamine24 pakub mittetulundussektorile spetsialiseeritud raamatupidamist koos projektitoetuste arvestuse ja aruandluse toega.