Projektitoetust saanud ettevõtte jaoks on finantsaruande koostamine ja kontrolliks valmistumine üks kriitilisemaid etappe. Puudulikud dokumendid, ebaselged kuluseosed või vale aruandlusstruktuur võivad viia toetuse osalise tagasinõudmiseni. E-Raamatupidamine24 aitab ettevõtetel korraldada projekti raamatupidamist nii, et iga kulu on tõendatud ja aruandlus kontrolliks valmis.
Selles artiklis käsitleme praktilist ettevalmistusprotsessi samm-sammult: millised dokumendid peavad olema korras, kuidas viia läbi sisekontroll ja mida teha, kui toetuse andja teatab kohapealsest kontrollist.
Projektitoetust saanud ettevõtte juhi jaoks on finantsaruande esitamine üks nõudlikumaid etappe kogu projekti elutsüklis. Aruande kvaliteet sõltub otseselt sellest, kui süstemaatiliselt on dokumendid ja andmed projekti jooksul koondatud.
Kui kuludokumentide kogumine lükatakse projekti lõppu, tekib sageli olukord, kus algdokumendid on puudu, seosed maksete ja tegevuste vahel on ebaselged ning aruande koostamine muutub aja ja ressursi poolest kulukaks. Puudulikult dokumenteeritud kulud jäävad toetuse andja kontrollis sageli hüvitamata.
Varajane ettevalmistus annab juhile selge ülevaate, millises seisus projekti finantsaruandlus on. See võimaldab reageerida puudustele enne, kui need mõjutavad aruande esitamise tähtaega või toetuse väljamakset.
Jooksev dokumentide kontroll vähendab projekti lõpus tehtava töö mahtu oluliselt. Teie kui juht näete kogu projektiperioodi vältel, kas kulud ja tegevused vastavad toetuse tingimustele.
Lisaks tekib ajaline puhver puuduolevate dokumentide hankimiseks, lepingutingimuste täpsustamiseks või partneri aruandluse kooskõlastamiseks. Viimasel hetkel neid probleeme lahendada on kordades keerulisem ja kulukam.
Projekti finantsaruande aluseks on algdokumendid, mis tõendavad iga kulu tekkimist ja tasumist. Eesti raamatupidamise seadus nõuab, et iga majandustehing oleks kajastatud algdokumendi alusel. Toetuse andja rakendab lisaks sellele oma abikõlblikkuse reegleid.
Toetuse andja kontrollib, kas iga deklareeritud kulu on seotud projekti tegevusega, kas makse on tehtud abikõlblikkuse perioodil ja kas summa vastab lepingule. Nende seoste puudumine on üks levinumaid põhjuseid, miks kulud jäävad hüvitamata.
Praktikas tähendab see, et arve, leping, makse ja tegevusaruande vahel peab olema selge ahel. Veenduge, et iga kulu puhul on see ahel jälgitav.
Enne finantsaruande esitamist tasub läbi viia sisekontroll, mis simuleerib toetuse andja kontrollitoiminguid. Eesmärk on tuvastada kõrvalekalded enne, kui need muutuvad formaalseks probleemiks.
Kõige levinumad probleemid hõlmavad puudulikke kuludokumente, abikõlbmatuid kulusid, mis on ekslikult deklareeritud, ja puudulikku seost tegevuste ning kulude vahel. Samuti tekitavad riske hankemenetluse vead ning projektimuudatuste dokumenteerimata jätmine.
Vastavalt Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) juhenditele peab toetuse saaja säilitama kõiki projektiga seonduvaid dokumente ja tagama nende kättesaadavuse kontrolliks. Oluline on märkida, et dokumentide säilitamiskohustus kehtib ka pärast projekti lõppemist, tavaliselt veel vähemalt kolm aastat.
Toetuse andja kontroll võib olla nii administratiivne kui ka kohapealne. Mõlemal juhul on oluline, et ettevõtte meeskond teaks, kust vajalikud andmed kiiresti leida.
Vastutuste selge jaotus hoiab ära olukorra, kus keegi ei tea, kelle valduses teatud dokument on. Kaaluge vähemalt kolme rolli määramist:
Hoidke kõik projektiga seotud dokumendid ühes digitaalses kohas, kus need on kiiresti leitavad. Pilvepõhine raamatupidamistarkvara võimaldab dokumentidele ligipääsu ka kontrolli käigus.
Koostage enne kontrolli valmisoleku kontrollnimekiri, kus iga kululiigi kohta on märgitud, kas dokument on olemas, allkirjastatud ja süsteemis.
E-Raamatupidamine24 pakub projekti raamatupidamise teenust, mis hõlmab projekti- ja objektipõhist detailset tulu-kulu arvestust erinevate dimensioonide lõikes. See aitab tagada, et kontrolliks vajalikud andmed on alati korras.
Projekti finantsaruande ja toetuse kontrolli ettevalmistus on protsess, mis algab koos projektiga, mitte selle lõpus. Järjepidev dokumentide kogumine, selge seos kulude ja tegevuste vahel ning aegsasti läbi viidud sisekontroll vähendavad riske ja hoiavad kokku nii aega kui ka ressursse.
Kui teie ettevõte vajab tuge projekti raamatupidamise korraldamisel, pakub E-Raamatupidamine24 teenuseid, mis hõlmavad nii jooksvat raamatupidamist, maksunõustamist kui ka aruandluse koostamist vastavalt Eesti raamatupidamise seadusele ja toetuse andja nõuetele. Võtke ühendust, et arutada, kuidas saame teie projekti finantsaruandlust toetada.
Ettevalmistust tasub alustada projekti alguses. E-Raamatupidamine24 soovitab luua dokumentide kogumise süsteem kohe pärast rahastamisotsuse saamist, et vältida puuduolevaid andmeid aruande koostamise ajal.
Tavaliselt nõutakse arveid, lepinguid, pangaväljavõtteid, tööajatabeleid, hankedokumente ja tegevusaruandeid. Täpne loetelu sõltub konkreetse toetuse andmise tingimustest ja meetme määrusest.
Vigade korral võib toetuse andja nõuda kulude parandamist, toetuse osalist tagasimaksmist või äärmisel juhul kogu toetuse tagasinõudmist. E-Raamatupidamine24 aitab ettevalmistava sisekontrolliga selliseid olukordi ennetada.
Jah. Professionaalne raamatupidamispartner nagu E-Raamatupidamine24 korraldab projekti kulude arvestuse, valmistab ette vajalikud aruanded ja tagab, et andmed vastavad nii Eesti raamatupidamisnõuetele kui ka toetuse andja tingimustele.
Säilitamiskohustuse kestus sõltub konkreetsest meetmest. Euroopa Liidu struktuurifondide puhul on tavapärane nõue dokumentide säilitamine vähemalt kolm aastat pärast projekti lõppmakse tegemist. Veenduge, et kehtivad nõuded on enne projekti lõppu kontrollitud.