Mittetulundusühingu juhatus vastutab raamatupidamise korraldamise eest isiklikult. See kohustus tuleneb raamatupidamise seadusest ja mittetulundusühingute seadusest ning seda ei ole võimalik lõplikult kellelegi teisele üle anda. Praktikas tähendab see, et ka juhul, kui igapäevase raamatupidamise teeb raamatupidaja või teenusepakkuja, jääb vastutus andmete õigsuse ja aruandluse õigeaegse esitamise eest juhatusele.
Selles juhendis selgitame, millised raamatupidamiskohustused on MTÜ juhatusel, mida saab delegeerida ja mida mitte ning kuidas valmistuda majandusaasta aruande esitamiseks. Samuti käsitleme maksudeklaratsioonide, toetuste ja tulumaksusoodustusega nimekirja kuulumisega seotud kohustusi. Juhendi lõpus leiate praktilise kontrollnimekirja, mida saate kasutada igapäevases töös.
Raamatupidamise seaduse kohaselt on iga Eestis registreeritud mittetulundusühing raamatupidamiskohustuslane. See tähendab, et MTÜ peab dokumenteerima kõik majandustehingud, pidama nõuetekohast arvestust ja koostama majandusaasta lõpul aastaaruande.
Mittetulundusühingute seaduse järgi vastutab raamatupidamise korraldamise eest juhatus. Juhatus peab tagama, et kõik tehingud on nõuetekohaselt dokumenteeritud, raamatupidamisregistrid on korrektsed ja aruandlus esitatakse õigeaegselt.
Raamatupidamiskohustuslane peab raamatupidamist korraldama nii, et on tagatud aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine MTÜ finantsseisundi, tulemuse ja rahavoogude kohta. See nõue kehtib olenemata sellest, kas MTÜ tegeleb aktiivselt majandustegevusega või mitte. Ka puhkav või ajutiselt tegevuseta MTÜ peab esitama majandusaasta aruande.
Oluline on märkida, et see vastutus on isiklik. Kui MTÜ raamatupidamises ilmnevad olulised vead või puudused, võib see tuua juhatusele nii õiguslikke kui ka mainekahju riske.
Igapäevase raamatupidamisarvestuse (tehingute kirjendamine, pangaülekannete ettevalmistamine, deklaratsioonide koostamine) võib juhatus usaldada palgatud raamatupidajale või raamatupidamisteenuse pakkujale. Teenuse delegeerimine ei vabasta aga juhatust vastutusest.
Delegeeritavate ülesannete puhul on oluline eristada kahte tasandit. Tehniline raamatupidamisarvestus (kannete sisestamine, saldode kontrollimine, deklaratsioonide vormistamine) on tavapäraselt raamatupidaja igapäevatöö. Juhtimistasandi otsused (millise arvestusmeetodi kasuks otsustada, kuidas kajastada keerulisemaid tehinguid, millal algatada inventuur) jäävad aga juhatuse pädevusse.
Juhatuse otsesele vastutusele jäävad järgmised kohustused:
Seega ei piisa sellest, kui juhatus viitab raamatupidajale. Juhatus peab aktiivselt kontrollima, kas andmed on õiged, kas tähtajad on peetud ja kas raamatupidamine vastab kehtivale seadusandlusele.
Hea praktika on määrata juhatuse sees konkreetne vastutaja, kes jälgib dokumentide liikumist, suhtleb raamatupidajaga ja toob olulised finantsküsimused regulaarselt juhatuse koosolekule. See ei muuda teiste juhatuse liikmete vastutust väiksemaks, kuid aitab vältida olukorda, kus vajalik info jääb hajutatuks või reageerimine hilineb.
Kui delegeerite raamatupidamise välisele teenusepakkujale, fikseerige teenuslepingus selgelt vastutuse jaotus, aruandluse tähtajad, dokumentide edastamise kord ja konfidentsiaalsustingimused. See aitab vältida hilisemaid arusaamatusi ja tagab juhatusele selge ülevaate.
Juhatuse raamatupidamiskohustused jagunevad mitmeks valdkonnaks. Alljärgnevalt käsitleme igat valdkonda eraldi, et teil oleks selge ülevaade, mida juhatus peab tegema ja millele tähelepanu pöörama.
Raamatupidamise seaduse § 7 kohaselt peab iga majandustehing olema tõendatud algdokumendiga. Algdokument on kirjalik tõend, mis sisaldab tehingu sisu, kuupäeva, osapooli ja summat. Tüüpilised algdokumendid MTÜ jaoks on arved, lepingud, pangaväljavõtted, kassadokumendid ja kviitungid.
Juhatus peab tagama, et algdokumendid jõuavad raamatupidajani õigeaegselt ning on piisavalt informatiivsed. Kui dokument ei vasta nõuetele (puudub kuupäev, summa või tehingu sisu), ei saa raamatupidaja tehingut korrektselt kirjendada.
MTÜ puhul nõuavad erilist tähelepanu annetuste ja toetustega seotud dokumendid. Sihtotstarbelise toetuse puhul peab algdokumendist nähtuma seotus konkreetse projektiga. Sularahas tehtud tehingute puhul tuleb koostada kassaorder koos allkirjadega.
Veenduge, et teie MTÜ-l on selge kord, kuidas dokumendid liiguvad juhatuse liikmetelt, tegevjuhilt ja teistelt volitatud isikutelt raamatupidamisse. Digitaalne dokumendihaldus lihtsustab seda protsessi. E-Raamatupidamine24 kasutab veebipõhist raamatupidamist, mis võimaldab dokumentide kiiret edastamist.
Kaaluge ka allkirjaõiguste ja kinnituskorra kehtestamist. Näiteks võite määrata, et teatud summast alates nõuab väljamakse juhatuse liikme eraldi kinnitust. See aitab vältida volitusteta tehinguid ja tagab sisekontrolli. Kinnituskorra kirjeldus peaks kajastuma ka MTÜ raamatupidamise sise-eeskirjas.
Raamatupidamise seaduse § 11 kohustab igat raamatupidamiskohustuslast kehtestama raamatupidamise sise-eeskirja. See dokument reguleerib raamatupidamise korraldust, kasutatavaid arvestusmeetodeid, kontoplaani, dokumentide käitlemist ja säilitamist ning aruannete koostamise korda.
MTÜ juhatus kinnitab sise-eeskirja ja vastutab selle ajakohasuse eest. Sise-eeskirja uuendamist tuleks kaaluda, kui muutub kasutatav raamatupidamistarkvara, lisandub uus tegevusvaldkond või muutub seadusandlus. Sise-eeskiri peaks sisaldama vähemalt järgmist:
Kui teie MTÜ kasutab välist raamatupidamisteenust, peaks sise-eeskirjas olema selgelt kirjeldatud, millised ülesanded jäävad juhatusele ja millised teenusepakkujale.
Sise-eeskirja puudumine või aegumine on üks sagedasemaid puudusi, mida raamatupidamise ülevaatamisel tuvastatakse. Isegi väikese tehingumahuga MTÜ puhul peab see dokument olema koostatud ja juhatuse poolt kinnitatud.
Raamatupidamise seaduse § 12 sätestab dokumentide säilitamise kohustuse. Raamatupidamise algdokumendid ja registrid tuleb säilitada vähemalt seitse aastat pärast selle majandusaasta lõppu, mil dokument raamatupidamises kajastati.
Majandusaasta aruannet ja raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada vähemalt seitse aastat pärast vastava majandusaasta lõppu. Samas tuleb arvestada, et struktuurifondide ja muu sihtfinantseerimisega seotud dokumendid võivad nõuda pikemat säilitamistähtaega vastavalt toetuse andja kehtestatud tingimustele.
Juhatus peab tagama, et dokumendid on säilitatud nõuetekohaselt ja nendele on juurdepääs tagatud. Digitaalne säilitamine on lubatud, kui dokumentide loetavus ja terviklikkus on tagatud kogu säilitamisperioodi vältel.
Praktikas tähendab see, et paberkandjal algdokumendid tuleb säilitada turvaliselt ja kaitstud tingimustes. Digitaalsete dokumentide puhul peab olema tagatud regulaarne varundamine ja juurdepääsu kontroll. Kui MTÜ tegevus lõpetatakse, vastutab dokumentide säilitamise korraldamise eest likvideerija vastavalt MTÜS §-le 54.
Raamatupidaja vahetumisel peab juhatus tagama, et kõik raamatupidamisdokumendid, registrid ja kontojäägid antakse uuele raamatupidajale üle terviklikult. Koostage üleandmise akt, kus fikseerite üleantavate dokumentide loetelu, perioodi ja vastutavad isikud.
Kontrollige enne üleandmist, et eelmise perioodi raamatupidamine on lõpetatud, deklaratsioonid esitatud ja kontojäägid vastavad tegelikkusele. Puudulik üleandmine võib põhjustada vigu uue raamatupidaja töös ja raskendada majandusaasta aruande koostamist.
Vahetuse käigus on soovitatav kontrollida ka sise-eeskirja ajakohasust ja uuendada see vajadusel. Uus teenusepakkuja võib kasutada teistsugust tarkvara või töökorraldust, mis eeldab sise-eeskirja muutmist. E-Raamatupidamine24 aitab MTÜ-del korraldada raamatupidamise üleandmist ning tagab andmete tervikliku ülekandmise uude keskkonda.
Majandusaasta aruande koostamine ja esitamine on üks olulisemaid juhatuse ülesandeid. Puudulik ettevalmistus võib viia vigase aruandeni, mistõttu on oluline alustada protsessi struktureeritult ja piisava ajavaruga.
Majandusaasta aruanne koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest. MTÜ-de puhul reguleerib aruande koostamist Raamatupidamise Toimkonna juhend RTJ 14, mis kirjeldab mittetulundusühingutele ja sihtasutustele kehtivaid arvestuspõhimõtteid ja aruannete esitusviisi.
Enne majandusaasta aruande kinnitamisele esitamist peab juhatus kontrollima järgmist:
Majandusaasta aruanne esitatakse äriregistrile elektrooniliselt. Enne esitamist peab aruande kinnitama MTÜ üldkoosolek.
Aruande koostamise protsess eeldab mitmeid ettevalmistustoiminguid. Kõigepealt peab raamatupidaja koostama bilansipäeva seisuga inventuuri tulemused, seejärel korrigeerima hindamisotsused ja lõpetama perioodikanded. Alles pärast seda saab koostada põhiaruanded (bilanss, tulude ja kulude aruanne, rahavoogude aruanne) ning lisad.
Juhatus peaks aruande koostamise protsessi alustama piisavalt varakult. Kui majandusaasta lõpeb 31. detsembril, on mõistlik alustada ettevalmistustega juba novembris, sest varade inventuur ja nõuete hindamine nõuavad aega.
Lisaks raamatupidamise aastaaruandele peab MTÜ koostama tegevusaruande. Tegevusaruandes kirjeldatakse MTÜ tegevust aruandeperioodil, olulisemaid sündmusi, MTÜ põhikirjaliste eesmärkide täitmist ning kavandatavaid tulevikutegevusi.
Juhatus vastutab tegevusaruande sisu ja terviklikkuse eest ning peab selle enne esitamist üle vaatama. Tegevusaruanne peab olema kooskõlas raamatupidamise aastaaruandega, see tähendab, et numbrilised andmed ja kirjeldused ei tohi olla vastuolus. Kontrollige enne kinnitamist, et tegevusaruandes mainitud projektid, toetused ja tegevused kajastuvad korrektselt ka põhiaruannetes.
MTÜ, mis kuulub tulumaksusoodustusega ühingute nimekirja, peab tegevusaruandes kajastama ka heategevusliku tegevuse ülevaadet. See aitab kinnitada, et ühing tegutseb jätkuvalt avalikes huvides.
Hilinenud või esitamata majandusaasta aruanne toob MTÜ-le kaasa nii õiguslikke kui ka mainelisi riske. Praktikas tähendab see lisaselgituste andmist, registri tähelepanu ja vajadust puudused kiiresti kõrvaldada. Loe täpsemalt aruande esitamata jätmise tagajärgedest.
Puudulik aruanne võib kaasa tuua täiendavaid probleeme. Kui MTÜ kuulub tulumaksusoodustusega ühingute nimekirja, võib majandusaasta aruande esitamata jätmine olla aluseks nimekirjast kustutamisele. Samuti võivad toetusi ja projekte rahastanud organisatsioonid nõuda aruandluse esitamist ning selle puudumisel tagasi nõuda juba väljamakstud toetusi.
Lisaks võib ebakorrektne aruandlus mõjutada MTÜ usaldusväärsust rahastajate, toetajate ja koostööpartnerite silmis. Korrektne ja õigeaegselt esitatud majandusaasta aruanne on üks peamisi märke sellest, et ühingu juhtimine toimib nõuetekohaselt.
MTÜ raamatupidamiskohustused ei piirdu üksnes bilansi ja kasumiaruandega. Olenevalt MTÜ tegevuse iseloomust võivad lisanduda tööjõumaksude, käibemaksu, erisoodustuste ja tulumaksusoodustusega seotud kohustused.
Kui MTÜ-l on töötajaid või tehakse muid maksustatavaid väljamakseid (näiteks juhatuse liikme tasu, võlaõiguslike lepingute alusel makstavad tasud), peab MTÜ esitama Maksu- ja Tolliametile vastavad deklaratsioonid. Tööjõumaksude (sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustusmakse) arvestamine ja deklareerimine on jooksev kohustus, mis tekib iga väljamaksega.
Kehtivad maksumäärad ja deklaratsioonide esitamise tähtajad tuleks kontrollida Maksu- ja Tolliameti veebilehelt, kuna need võivad ajas muutuda. Hilinenud deklaratsioonid võivad kaasa tuua maksuvõla, intressi või vajaduse hiljem parandusi teha, seega on tähtaegadest kinnipidamine oluline.
Juhatus peab tagama, et palgaarvestus on korrektne, töötajad on registreeritud töötamise registris ning deklaratsioonid esitatakse tähtaegselt. Vastasel juhul võivad tekkida maksuvõlad ja intressid.
Veenduge, et teie MTÜ-l on selge ülevaade kõigist maksustatavatest väljamaksetest, sealhulgas ka erisoodustustest ja kingitustest, mis võivad olla tulumaksuga maksustatavad.
Erisoodustuste hulka võivad kuuluda näiteks töötajale antud isikliku sõiduauto hüvitis, mis ületab kehtestatud piirmäära, tööandja poolt tasutud koolitused, mis ei ole seotud töökohustuste täitmisega, ning muud hüved. Erisoodustused maksustatakse tulumaksu ja sotsiaalmaksuga ning need deklareeritakse vormi TSD lisal 4.
Kui MTÜ käive ületab käibemaksuseaduses sätestatud registreerimiskohustuse piirmäära, peab ühing end käibemaksukohustuslasena registreerima. Käibemaksu piirmäär võib muutuda, mistõttu kontrollige kehtivat summat Maksu- ja Tolliameti veebilehelt.
Käibemaksukohustuslasel tekivad täiendavad kohustused: igakuine käibedeklaratsiooni esitamine, sisendkäibemaksu ja väljundkäibemaksu arvestamine ning käibemaksuga seotud algdokumentide nõuetekohane vormistamine. Juhatus peab tagama, et raamatupidaja on teadlik käibemaksuarvestuse erisustest.
MTÜ-del, mis saavad tulu peamiselt liikmemaksudest ja annetustest, ei teki käibemaksukohustust. Samas, kui MTÜ müüb teenuseid või kaupu (näiteks koolitusteenuseid, ürituste pileteid, reklaampinda), võib käibemaksu registreerimise kohustus tekkida.
Käibemaksuarvestuse korrektne korraldamine on juhatuse vastutus. Juhatus peab veenduma, et raamatupidaja on teadlik kõigist käibemaksuga seotud tehingutest ja et käibedeklaratsioon esitatakse õigeaegselt.
Tulumaksusoodustusega mittetulundusühingute, sihtasutuste ja usuliste ühenduste nimekirja (TMS nimekiri) kuulumine annab MTÜ-le olulisi eeliseid. Nimekirja kantud ühingutele tehtud annetused on juriidilistele isikutele teatud piires maksuvabad ning füüsilised isikud saavad annetused maha arvata oma maksustatavast tulust.
Samas tekivad nimekirja kuulumisega täiendavad kohustused. Maksu- ja Tolliameti juhiste järgi tuleb sellisel MTÜ-l esitada lisadeklaratsioone, sealhulgas INF 4 ja INF 9, ning jälgida, et ühingu tegevus vastab jätkuvalt tulumaksuseaduse nõuetele. Täpsemad tingimused ja tähtajad tasub alati üle kontrollida Maksu- ja Tolliameti lehelt.
Oluline on märkida, et nimekirjas püsimiseks peab ühing tegutsema avalikes huvides ja heategevuslikult, mitte jaotama vara ega andma soodustusi asutajatele, liikmetele ega juhtorganite liikmetele, välja arvatud seaduses sätestatud erandid. Nõuete täitmata jätmine võib kaasa tuua nimekirjast kustutamise.
Nimekirja kuulumisega kaasneb laiem aruandluskohustus ja suurem tähelepanu sellele, kuidas annetusi, muid tulusid ja kulusid kasutatakse. Juhatus peab veenduma, et andmed on õigeaegselt esitatud ja kajastavad tegelikku olukorda. Puudulik või hilinenud aruandlus võib ohustada MTÜ positsiooni selles nimekirjas.
Samuti tasub arvestada, et nimekirja kantud ühingutele kehtib täiendav läbipaistvuskohustus. Ühingu halduskulud peavad vastama tegevuse iseloomule ning töötajatele ja juhtorganite liikmetele makstav tasu ei tohi ületada samasuguse töö eest tavapäraselt makstavat tasu. Juhatus peab jälgima, et kõik väljamaksed ja soodustused on dokumenteeritud ning põhjendatud.
Järgnev kontrollnimekiri aitab juhatusel hoida raamatupidamise korraldust süstemaatiliselt ülevaatlikuna. Kohandage nimekirja vastavalt teie MTÜ tegevuse mahule ja spetsiifikale. Kontrollnimekiri ei asenda raamatupidaja igapäevast tööd, küll aga annab juhatusele selge raamistiku, millele järelevalvet teostada.
MTÜ juhatuse raamatupidamiskohustused on raamatupidamise seaduse ja mittetulundusühingute seadusega selgelt määratletud ning neid ei saa täielikult delegeerida. Juhatus vastutab raamatupidamise korraldamise, algdokumentide nõuetekohasuse, sise-eeskirja kehtestamise, dokumentide säilitamise ja majandusaasta aruande õigeaegse esitamise eest.
Igapäevase arvestuse saab usaldada professionaalsele raamatupidajale või raamatupidamisteenust pakkuvale ettevõttele, kuid juhatus peab säilitama ülevaate ja kontrolli ka sel juhul. Regulaarne kontroll, selged sisemised protseduurid ja korrastatud dokumentide haldus aitavad vältida vigu ning tagada vastavuse raamatupidamise seaduse ja MTÜ põhikirja nõuetele.
E-Raamatupidamine24 teenused hõlmavad MTÜ raamatupidamise korraldamist, majandusaasta aruannete koostamist, palgaarvestust ja maksunõustamist. Kui teie MTÜ vajab professionaalset raamatupidamispartnerit, võtke ühendust, et kaardistada ühingu vajadused ja leppida kokku sobiv teenuse maht.
Juhatus võib delegeerida igapäevase raamatupidamisarvestuse, kuid vastutus raamatupidamise korraldamise eest jääb seaduse kohaselt juhatusele. Juhatus peab kontrollima andmete õigsust, aruandluse vastavust nõuetele ja dokumentide nõuetekohast säilitamist ka siis, kui teenuse osutab väline partner.
Raamatupidamise sise-eeskiri on kohustuslik dokument vastavalt RPS § 11. E-Raamatupidamine24 aitab MTÜ-del koostada sise-eeskirja, mis vastab seaduse nõuetele ja kajastab ühingu tegelikku raamatupidamise korraldust.
Raamatupidamise seaduse § 12 kohaselt tuleb algdokumendid ja registrid säilitada vähemalt seitse aastat pärast selle majandusaasta lõppu, mil need kajastati. E-Raamatupidamine24 kasutab digitaalset dokumentide haldust, mis lihtsustab nõuetekohast säilitamist ja tagab dokumentidele turvalise juurdepääsu.
Mittetulundusühingute seaduse järgi esitab juhatus registrile kinnitatud majandusaasta aruande kuue kuu jooksul majandusaasta lõppemisest. Veenduge, et teie ühingul on protsess, mis tagab aruande õigeaegse valmimise, üldkoosolekul kinnitamise ja registrile esitamise.
Raamatupidamise sise-eeskiri on kohustuslik igale raamatupidamiskohustuslasele, sealhulgas väikese tegevusmahuga MTÜ-dele. Sise-eeskirja sisu ja detailsuse tase võib olla lihtsam kui suure tehingumahuga ühingul, kuid dokument peab olema olemas ja juhatuse poolt kinnitatud.
MTÜ raamatupidamise korraldamisel on oluline valida partner, kellel on kogemus mittetulundussektori spetsiifikaga. E-Raamatupidamine24 pakub MTÜ-dele raamatupidamisteenust, mis hõlmab igakuist arvestust, majandusaasta aruande koostamist ja maksunõustamist vastavalt ühingu vajadustele.
Nimekirja kuulumine nõuab avalikes huvides tegutsemist, täiendavate aruannete esitamist Maksu- ja Tolliametile ning vara ja soodustuste jaotamise piirangute järgimist. E-Raamatupidamine24 nõustab MTÜ-sid nimekirja kohustuste täitmisel ja aruandluse korraldamisel.
Kui raamatupidamine on puudulik või mahajäänud, tuleks olukord esimesel võimalusel korrastada. E-Raamatupidamine24 pakub tagantjärele raamatupidamise teenust, mis hõlmab puuduvate perioodide taastamist, vigade parandamist ja hilinenud aruannete koostamist. Mida varem probleemiga tegeleda, seda väiksem on risk täiendavate õiguslike tagajärgede tekkeks.