Projektipõhise töökorraldusega ettevõtetes moodustavad tööjõukulud tihti suurima osa projekti eelarvest. Kui tööaja ja töötasu dokumenteerimine ei ole süstemaatiline, tekivad lüngad, mis mõjutavad nii kuluarvestust, aruandlust kui ka kontrollivalmidust. E-Raamatupidamine24 palgaarvestuse teenus toetab ettevõtteid just selle korra loomisel.
Allpool käsitleme, kuidas korraldada projektitöötajate tööaja ja töötasu arvestus nii, et see oleks selge nii juhtimise, finantsaruandluse kui ka välise kontrolli vaatest.
Põhipunktid: projektitöötajate töötasu ja tööaja dokumenteerimine
- Korrektne tööaja dokumenteerimine annab finantsjuhile selge aluse projektide kasumlikkuse hindamiseks, kulude kontrolliks ja eelarve jälgimiseks.
- Tööajatabel peab sisaldama projekti nime, tegelikke töötunde ja töötaja allkirja vastavalt Eesti raamatupidamise seaduse nõuetele.
- Mitme projekti vahel jagatud töötaja puhul tuleb tööaeg fikseerida iga projekti kohta eraldi, mitte jaotada protsentuaalselt tagantjärele.
- E-Raamatupidamine24 aitab ettevõtetel üles ehitada selge palgaarvestuse ja tööaja dokumenteerimise süsteemi, mis vastab nii sisemisele aruandlusele kui ka välisele kontrollile.
- Levinumate vigade vältimine algab tööaja dokumenteerimise reeglite kehtestamisest enne projekti algust, mitte alles aruandlusperioodi lõpus.
Miks on projektitöötajate töötasu ja tööaja dokumenteerimine oluline?
Tööjõukulud moodustavad projektipõhises ettevõttes tavaliselt kõige suurema kuluartikli. Puudulik tööaja arvestus moonutab kogu projekti finantstulemust ja raskendab kulude kontrolli.
Vastavalt Eesti Vabariigi raamatupidamise seadusele peab iga majandustehing olema tõendatud algdokumendiga. Tööaeg, mis mõjutab palgakulu kajastamist, on samuti majandustehing. Ilma korrektsete algdokumentideta puudub raamatupidamisel alus kulu sidumiseks konkreetse projektiga.
Millal tekivad suurimad riskid tööaja arvestuses?
Suurimad riskid tekivad olukorras, kus üks töötaja töötab samal perioodil mitme projekti heaks ja tööaega ei fikseerita jooksvalt. Tagantjärele koostatud tööajatabelid ei peegelda tegelikku ajakasutust ja tekitavad vaidlusi auditi käigus.
Samuti suureneb risk, kui projektidel on erinevad rahastamisallikad. Euroopa Liidu struktuurifondide projektides kehtivad eraldi tööaja dokumenteerimise nõuded, mille rikkumisel võib toetuse andja kulusid mitte aktsepteerida.
Mida annab korrektne dokumenteerimine finantsjuhile?
Korrektne dokumenteerimine võimaldab finantsjuhil näha iga projekti tegelikku tööjõukulu, mitte hinnangulist jaotust. See on aluseks kasumlikkuse analüüsile, eelarve jälgimisele ja finantstulemuste prognoosimisele.
Struktureeritud arvestus vähendab ka ajakulu, mis tekib majandusaasta aruande koostamisel ja välise kontrolli läbimisel.
Kuidas tööaega ja töötasu projektide vahel õigesti jagada?
Tööaja jagamise meetod sõltub sellest, kas töötaja on pühendatud ühele projektile täiskoormusega või jagab aega mitme projekti vahel. Need kaks olukorda nõuavad erinevat dokumenteerimise taset.
Millal piisab tööajatabelist ja millal on vaja detailsemat arvestust?
Täiskoormusega ühel projektil töötava töötaja puhul piisab tavaliselt kuupõhisest tööajatabelist, mis kinnitab, et kogu tööaeg on seotud selle konkreetse projektiga.
Mitme projekti vahel jaotatud tööaja puhul on vajalik detailne igapäevane arvestus. Kehtivate seaduste kohaselt eeldab töölepingu seadus, et tööandja peab tööaja arvestust. Projekti kontekstis tähendab see, et iga projekti kohta peab olema võimalik tõendada tegelikult töötatud tunde.
Kuidas käsitleda töötajat, kes töötab mitme projekti vahel?
Mitme projekti vahel töötava isiku puhul tuleb tööaeg jaotada projektide vahel tegeliku ajakasutuse alusel, mitte üldise protsentuaalse jaotuse alusel. Oluline on märkida, et tagantjärele koostatud protsendipõhine jaotus ei ole piisav tõend auditi või toetuse kontrolli jaoks.
Praktikas tähendab see igapäevast tööaja fikseerimist, kus töötaja märgib iga päeva kohta, millisel projektil ja mitu tundi ta töötas. Veenduge, et kasutate selleks vormi, mis sisaldab vähemalt töötaja nime, kuupäeva, projekti nimetust, töötatud tunde ja allkirja.
Millised dokumendid peavad olema olemas töötasu ja tööaja arvestuse juures?
Dokumenteerimise süsteem peab olema üles ehitatud nii, et iga kulu on jälgitav algdokumendist pearaamatusse ja tagasi. Projektipõhise arvestuse puhul on see eriti oluline, sest kontrollorganid võivad küsida tõendeid iga üksiku kulu kohta.
Mida peab sisaldama tööajatabel?
Tööajatabel peab sisaldama järgmist:
- Töötaja ees- ja perekonnanimi
- Kuupäev iga tööpäeva kohta eraldi
- Projekti nimetus või kood
- Tegelikult töötatud tunnid selle projekti raames
- Töötaja allkiri või digitaalne kinnitus
- Otsese juhi kinnitus
Euroopa horisondi projektides kehtib lisanõue: tööaja deklaratsioon peab olema kinnitatud nii töötaja kui ka otsese juhi poolt regulaarselt. 8 töötundi võrdub 1 päevaekvivalendiga ja maksimaalne deklareeritav päevaekvivalentide arv aastas on piiratud rahastaja reeglitega.
Milliseid palga- ja lepingudokumente tuleb koos hoida?
Tööaja dokumentide kõrval peavad olema kättesaadavad järgmised dokumendid:
- Tööleping koos lisadega, mis reguleerivad projektilist tööjaotust
- Palgalehed ja palgakalkulatsioonid
- Maksu- ja Tolliameti deklaratsioonid
- Sotsiaalmaksu, tulumaksu ja töötuskindlustusmakse arvestused
- Puhkusetasu ja haigushüvitise arvestused
Kaaluge kogu selle dokumentatsiooni hoidmist ühes digitaalses süsteemis, kust andmeid saab kiiresti filtreerida projektide, perioodide ja töötajate kaupa.
Millised on levinumad vead projektitöötajate arvestuses?
Ka korrektselt makstud töötasu puhul võib arvestus olla puudulik, kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele. Vigade parandamine tagantjärele on aja- ja kulumahukas.
Mis juhtub, kui tööaeg ei ole piisavalt tõendatud?
Kui tööaja arvestus ei ole piisavalt tõendatud, ei saa raamatupidaja siduda palgakulu konkreetse projektiga. Auditi käigus võib see tähendada, et kogu kulu tunnistatakse mitteabikõlblikuks. Toetusprojektide puhul tuleb sellisel juhul toetus osaliselt või täielikult tagastada.
Samas tuleb arvestada, et ka ettevõttesisese aruandluse seisukohast tähendab tõendamata tööaeg ebatäpset projekti kuluarvestust. See moonutab kasumlikkuse pilti ja võib viia valede juhtimisotsusteni.
Miks võib probleem tekkida ka siis, kui palk on õigesti makstud?
Palk võib olla arvestatud ja makstud täiesti õigesti, kuid kui puudub dokumentaalne seos konkreetse projektiga, ei ole võimalik tõendada, et just see osa palgakulust kuulub selle projekti eelarvesse.
Näiteks kui töötaja kuupalk on fikseeritud ja ta töötab kahe projekti vahel, puudub ilma tööajatabelita alus kulu õigeks jaotamiseks. Kontrollija seisukohast on sellisel juhul kogu kulujaotus tõendamata.
Kuidas muuta projektitöötajate arvestus juhitavaks?
Arvestuse juhitavaks muutmine algab selgetest sisereeglitest. Kehtestage dokumenteerimise kord enne projekti algust ja veenduge, et kõik osapooled teavad, millist vormi ja sagedust tööaja fikseerimisel kasutatakse.
Praktiline tegevuskava sisaldab järgmisi samme:
- Määrake iga projekti jaoks vastutav isik, kes kontrollib tööajatabelite täitmist.
- Kehtestage igapäevane või iganädalane tööaja fikseerimise kohustus.
- Kasutage digitaalset tööaja fikseerimise süsteemi, mis võimaldab projektipõhist filtreerimist.
- Viige kord kvartalis läbi sisemine kontroll, kus võrreldakse tööajatabeleid palgaandmete ja raamatupidamise kannetega.
- Säilitage kõik dokumendid vähemalt 7 aastat vastavalt Eesti raamatupidamise seaduse nõuetele.
E-Raamatupidamine24 palgaarvestuse teenus hõlmab ka tööaja dokumenteerimise nõustamist ja projektipõhist kuluarvestust. Kui teie ettevõttes töötavad inimesed mitme projekti vahel, aitame üles seada arvestussüsteemi, mis vastab nii Eesti seadusandluse nõuetele kui ka toetusprojektide tingimustele.
KKK projektitöötajate töötasu ja tööaja dokumenteerimise kohta
Kas tööajatabel peab olema allkirjastatud?
Jah. Tööajatabel peab olema kinnitatud töötaja ja otsese juhi poolt. Sobib nii käsitsi kui ka digitaalne allkiri. Allkirjastamata tööajatabelit ei pruugi kontrollija aktsepteerida piisava tõendina.
Kuidas dokumenteerida tööaega, kui töötaja jagab aega mitme projekti vahel?
Iga projekti kohta tuleb fikseerida tegelikult töötatud tunnid igapäevaselt. E-Raamatupidamine24 soovitab kasutada digitaalset vormi, mis sisaldab kuupäeva, projekti koodi, tunde ja kinnitust. Protsentuaalne jagamine tagantjärele ei ole piisav.
Kui kaua tuleb tööajatabeleid ja palgadokumente säilitada?
Eesti raamatupidamise seaduse kohaselt tuleb raamatupidamise algdokumente säilitada vähemalt 7 aastat. Toetusprojektide puhul võib säilitamise tähtaeg olla pikem, sõltuvalt rahastaja tingimustest. E-Raamatupidamine24 aitab kindlaks teha konkreetse projekti säilitamise nõuded.
Mida teha, kui eelmise perioodi tööajatabelid on puudulikud?
Kui tööajatabelid on puudulikud, tuleb olukord kaardistada ja dokumenteerida nii palju kui võimalik tagantjärele, kasutades kaudseid tõendeid. Edaspidi kehtestage selge dokumenteerimise kord. E-Raamatupidamine24 pakub raamatupidamise korrastamise teenust ka tagasiulatuvatele perioodidele.
Kas projektipõhine tööaja arvestus on kohustuslik ka siis, kui tegemist ei ole toetusprojektiga?
Töölepingu seaduse kohaselt peab tööandja pidama tööaja arvestust kõigi töötajate kohta. Projektipõhine detailne arvestus ei ole alati eraldi kohustuslik, kuid annab finantsjuhile oluliselt parema ülevaate kulude jaotusest ja kasumlikkusest.
Millised on peamised erinevused EL toetusprojektide ja ettevõttesiseste projektide dokumenteerimise nõuetes?
EL toetusprojektide puhul kehtivad rangemad nõuded, näiteks regulaarne kinnitamine ja konkreetsete vormide kasutamine. Ettevõttesiseste projektide puhul piisab tavaliselt lihtsamast tööajatabelist, kuid detailsem arvestus aitab vältida vigu raamatupidamises ja toetab paremat finantsjuhtimist.
