Kui teie ettevõttel on korraga mitu aktiivset projekti, tekib paratamatult küsimus: milline neist teenib kasumit ja milline koormab rahavoogu? Üldine kasumiaruanne sellele küsimusele ei vasta. Projektipõhine raamatupidamine seob iga tulu ja kulu konkreetse projektiga ning annab juhile aluse andmepõhisteks otsusteks.
E-Raamatupidamine24 kogemus näitab, et selge projektiarvestus muutub vajalikuks juba esimestest paralleelprojektidest alates. Allpool käsitleme samm-sammult, kuidas tulud ja kulud projektide alla jagada, milliseid arvestusreegleid paika panna ning milliseid vigu vältida. Teema puudutab eelkõige ehitus-, IT-, konsultatsiooni- ja teenindusettevõtteid, kuid kehtib kõigile projektipõhiselt tegutsevatele firmadele.
Põhipunktid: projektipõhine raamatupidamine
- Projektipõhine raamatupidamine eristab iga projekti tulud, otsesed kulud ja kaudsed kulud eraldi arvestusobjektidena, mis võimaldab hinnata üksikprojekti kasumlikkust.
- Üldarvestus ei näita üksikprojekti kasumlikkust, mistõttu tekib vajadus projektipõhise arvestuse järele juba esimestest paralleelprojektidest alates.
- Otsesed kulud seotakse konkreetse projektiga otse algdokumendi alusel, kaudsed kulud jaotatakse projektide vahel kokkulepitud jaotusreeglite järgi.
- E-Raamatupidamine24 toetab Eesti ettevõtteid projektipõhise arvestussüsteemi loomisel, juhtimisotsuste jaoks vajalike aruannete koostamisel ja finantsjuhtimise korraldamisel.
- Levinumad vead on kulude valesse projekti kandmine ja jaotusreeglite puudumine, mis moonutavad kasumlikkuse pilti ning pärsivad otsustamist.
Miks muutub projektipõhine raamatupidamine vajalikuks juba varakult?
Millal tavapärane üldarvestus enam ei piisa?
Kasumiaruanne näitab teie ettevõtte kogutulu ja kogukulusid, kuid ei erista üksikprojekti kasumlikkust. Kui teil on paralleelselt kaks või enam aktiivset projekti, võib üldarvestus varjata olukorda, kus üks projekt katab teise kahjumit.
Vastavalt Eesti Vabariigi raamatupidamise seadusele peab raamatupidamise korraldus tagama juhtorganile usaldusväärse ja asjakohase informatsiooni. Projektipõhine arvestus on üks viise, kuidas seda nõuet praktikas täita.
Mida juhile annab projektide lõikes nähtavus?
Kui iga projekti tulud ja kulud on eraldi nähtavad, saab juht teha otsuseid andmete põhjal. Näiteks: kas mõni projektitüüp on süsteemselt kahjumlik? Kas ressursside jaotus projektide vahel on mõistlik? Kas hinnapakkumised kajastavad tegelikku kulutaset?
Ilma projektipõhise arvestuseta tugineb otsustamine üldisele tunnetusele, mitte konkreetsetele numbritele. Projektiarvestus muudab raamatupidamise juhtimise tööriistaks.
Kuidas jagada projektide tulud ja kulud loogiliselt õigete projektide alla?
Millised kulud on otsesed ja millised kaudsed?
Otsesed kulud on kulud, mida saab konkreetse projektiga üheselt siduda: projekti jaoks ostetud materjalid, alltöövõtja arve kindla töö eest või projektimeeskonna palgakulu, mis puudutab ainult seda projekti.
Kaudsed kulud seevastu toetavad mitut projekti korraga. Kontorirent, raamatupidamisteenus ja IT-taristu hooldus on tüüpilised näited. Kuna kaudseid kulusid ei saa otse ühe projektiga siduda, vajavad need jaotamist kokkulepitud reeglite alusel.
Millal tekib vajadus jaotusreeglite järele?
Jaotusreeglid muutuvad vajalikuks hetkel, kui ettevõttel on kaudseid kulusid ja mitu paralleelset projekti. Tüüpilised jaotusalused on:
- Projekti otseste kulude osakaal kogukuludest
- Projekti töötundide osakaal kogutundidest
- Projekti tulu osakaal kogutulust
Oluline on märkida, et jaotusaluse valik mõjutab projekti kasumlikkuse arvutust otseselt. Kui jaotusalus ei vasta tegelikule ressursikasutusele, moonutab see tulemust.
Millised arvestusreeglid tuleb enne projektipõhise raamatupidamise alustamist paika panna?
Millised tunnused peavad dokumentidel olemas olema?
Vastavalt raamatupidamise seadusele peab iga algdokument (arve, kulutšekk, ajaarvestus) sisaldama tehingu tunnust, mille alusel kulu või tulu õige projekti alla kantakse. Praktikas tähendab see projektinumbri või -koodi lisamist igale tehingule.
Veenduge, et projekti tunnus on raamatupidamise sise-eeskirjas kirjeldatud. See tagab järjepidevuse ka siis, kui raamatupidaja vahetub või projektijuht muutub.
Kuidas vältida segadust projektide vahel?
Segaduse vältimiseks tuleb paika panna selged reeglid:
- Igale projektile määratakse unikaalne kood.
- Projekti algus- ja lõppkuupäev fikseeritakse raamatupidamissüsteemis.
- Kulude kinnitamise protsess sisaldab projektikoodi kontrolli.
- Kaudsete kulude jaotus toimub igakuiselt sama metoodika alusel.
Kui neid reegleid järgitakse algusest peale, on hilisem aruandlus ja kontroll oluliselt lihtsam.
Millised on levinumad vead projektide tulude ja kulude eristamisel?
Mis juhtub, kui kulud jäävad valesse projekti?
Kui kulu kantakse valesse projekti, moonutab see mõlema projekti kasumlikkuse pilti. Ühe projekti marginaal tundub kõrgem kui tegelikkuses, teise oma madalam. Selle põhjal tehtud juhtimisotsused võivad viia vale hinnakujunduse, ressursijaotuse või isegi kahjumliku projekti jätkamiseni.
Praktikas tekib see viga sageli siis, kui algdokumendil puudub projektitunnus või kui töötajad ei tea, millisesse projekti nende tegevus kuulub.
Kuidas vigasid varakult märgata?
Regulaarne projektikulude ülevaatamine aitab vigu varakult tuvastada. Kaaluge järgmisi kontrollmehhanisme:
- Igakuine projektipõhise kasumiaruande koostamine ja võrdlus eelarvega
- Ebatavaliste kulukirjete kontroll (kulu, mis ei sobi projektiga kokku)
- Perioodiline kaudsete kulude jaotuse ülevaatamine
Mida varem viga avastatakse, seda väiksem on selle mõju aruandlusele ja juhtimisotsustele.
Kuidas muuta projektipõhine raamatupidamine juhtimise tööriistaks?
Õigesti üles ehitatud projektiarvestus annab juhile ülevaate iga projekti finantsseisust, võimaldab võrrelda planeeritud ja tegelikke kulusid ning hinnata kasumlikkust enne projekti lõpetamist.
Praktikas tähendab see selgemat otsustamist: milliseid projekte jätkata, kus kulusid optimeerida ja milline hinnakujundus tagab soovitud marginaali. Korrastatud projektiarvestus lihtsustab ka majandusaasta aruande koostamist, sest andmed on juba projektide kaupa struktureeritud.
E-Raamatupidamine24 teenused hõlmavad projektipõhise arvestussüsteemi ülesehitamist, juhtimisotsuste jaoks vajalike aruannete koostamist ja finantsjuhtimise tuge. Võtke meiega ühendust, et arutada teie ettevõtte projektiarvestuse korraldamist.
KKK projektipõhise raamatupidamise kohta
Mis on projektipõhine raamatupidamine?
Projektipõhine raamatupidamine on arvestusmeetod, kus iga projekti tulud ja kulud kajastatakse eraldi. See annab juhtidele ülevaate iga projekti kasumlikkusest ja võimaldab teha andmepõhiseid otsuseid.
Kuidas eristada otseseid ja kaudseid kulusid projektides?
Otsesed kulud on kulud, mis tekivad ainult konkreetse projekti jaoks (materjalid, alltöövõtjad, projektimeeskonna palk). Kaudsed kulud (rent, IT, haldus) toetavad mitut projekti korraga ja jaotatakse kokkulepitud reeglite alusel.
Milliseid tarkvaralahendusi saab projektipõhises arvestuses kasutada?
Pilvepõhised raamatupidamisprogrammid võimaldavad luua projektipõhiseid arvestusobjekte ja märgistada tehinguid projektikoodi alusel. E-Raamatupidamine24 kasutab pilvepõhiseid lahendusi, mis tagavad ajakohase projektiarvestuse ja juhtimisaruandluse.
Kui sageli tuleks projektipõhiseid aruandeid koostada?
Igakuine projektipõhise kasumiaruande koostamine on minimaalne soovitus. Pikaajalistel ja kulumahukaatel projektidel võib olla mõistlik koostada aruandeid ka nädalapõhiselt, eriti ehitus- ja IT-sektoris.
Kas projektipõhine raamatupidamine sobib ka väikeettevõttele?
Projektipõhine arvestus sobib igale ettevõttele, millel on paralleelselt käimas vähemalt kaks projekti. E-Raamatupidamine24 aitab ka väikeettevõtetel seada üles lihtsa ja tõhusa projektiarvestuse, mis ei nõua suurt halduskoormust.
Kuidas tagada, et kulud kantakse õigesse projekti?
Igale algdokumendile tuleb lisada projektitunnus (kood). Raamatupidamise sise-eeskiri peab kirjeldama projektikoodi kasutamise korda. Regulaarne kontroll ja ebatavaliste kulukirjete ülevaatamine aitavad vigu kiiresti avastada.
