Pilvepõhine raamatupidamine tähendab veebis kasutatavat tarkvara ja kokkulepitud digitaalset töökorraldust. Hea lahenduse hindamiseks uurige, kuidas dokumendid raamatupidajani jõuavad, millise kuupäevani on andmed kontrollitud, kellel on neile ligipääs ja kuidas saate andmed teenuse lõppedes kätte. Tarkvara nimetus üksi ei kirjelda teenuse ulatust ega turvalisust.
See juhend aitab teil need kokkulepped läbi mõelda. Palgaarvestuse, deklaratsioonide, aruannete ja finantsjuhi toe sisaldumine sõltub konkreetsest pakkumisest, mitte sellest, kas teenust nimetatakse digitaalseks või nõustavaks.
Raamatupidamistarkvara funktsioonid võivad hõlmata andmete importi, automaatseid kontrolle, aruannete koostamist ja deklaratsioonide edastamist. Funktsioonide olemasolu ei asenda otsust, kuidas konkreetne tehing kajastada, ega kinnita, et kõik vajalikud andmed on esitatud.
Võite teha raamatupidamist ise, jagada ülesandeid oma töötaja ja välise raamatupidaja vahel või tellida kokkulepitud tööd teenusena. Määrake iga variandi puhul, kes sisestab dokumendid, kontrollib kanded, selgitab puudused ja esitab aruanded. Väike tehingute arv ei tõenda iseenesest, et tehingud on lihtsad.
Koostage enne alustamist lühike töökorralduse kirjeldus. Selle võib lisada teenuselepingule: nii saavad ka asendaja ja uus töötaja aru, kuhu teave saata ning kellelt kinnitust küsida.
| Tööetapp | Mida kokku leppida? | Millist tulemust kontrollida? |
|---|---|---|
| Dokumendi esitamine | Kasutatav kanal, failivorming, esitamise tähtaeg ja vajalik selgitus | Dokument on loetav ning õige ettevõtte ja perioodiga seotud. |
| Kliendi kinnitus | Kes kinnitab ostu, kulu või palgaandmed? | Raamatupidajal on tehingu mõistmiseks vajalik info. |
| Import ja kirjendamine | Millised ühendused töötavad automaatselt ning mida sisestatakse käsitsi? | Puuduvad ja võimalikud topeltkanded on kontrollitud. |
| Perioodi kontroll | Kes võrdleb kontojääke ja küsib puuduvaid dokumente? | Kontrollimata küsimused on kirjas ja vastutaja määratud. |
| Aruandlus ja esitamine | Aruande valmimisaeg, kinnitaja, esitaja ja vajalikud volitused | Klient teab, mis on valmis, esitatud või veel pooleli. |
Praktiline soovitus: kasutage kokkulepitud dokumendikanalit ning eristage algdokumendi saatmist ja küsimusele vastamist. Vestluses saadetud summa või pangamakse kirjeldus ei pruugi anda tehingu kajastamiseks kogu vajalikku infot.
Tarkvaras võib uus pangaliikumine olla nähtav enne, kui sellele on lisatud algdokument või raamatupidaja on kande üle vaadanud. Eristage töökorralduses vähemalt kolme seisu: imporditud andmed, kirjendatud tehingud ja kontrollitud aruandlusperiood.
Küsige iga aruande juures, millise kuupäevani on tehingud kontrollitud ja millised küsimused on veel lahendamata. See aitab hinnata aruande kasutatavust enne investeeringu, hinnamuudatuse või rahastamisotsuse tegemist.
Näitlik olukord: veebruari pangaliikumised on imporditud, kuid osa veebruari ostuarveid ja palgaandmeid puudub. Pangakonto saldo võib olla nähtav, samal ajal kui veebruari kulude ja kohustuste ülevaade on pooleli. Nähtavust ja kontrollitud perioodi ei tasu käsitleda sama asjana.
Juhtimiseks vajaliku rahavoo prognoosi, eelarvevõrdluse ja tegevusvaldkondade kasumlikkuse analüüsi tellimine leppige eraldi kokku. Need ei lisandu automaatselt tarkvara kasutusõigusele.
Koostage kasutajate ja õiguste loend. Mõelge läbi, kes vajab dokumentide lisamise, aruannete vaatamise, kannete muutmise või maksete kinnitamise õigust. Palgaandmete ligipääs tasub tavalisest dokumendivahetusest eraldi läbi mõelda.
Need on praktilised kontrollpunktid, mitte kinnitus ühegi konkreetse pakkuja tegelike seadistuste kohta. Euroopa Andmekaitsenõukogu turbejuhend käsitleb muu hulgas nimelisi kasutajaid, õiguste piiramist ja aegunud ligipääsude eemaldamist.
Isikuandmete kaitses tuleb tehnilised ja korralduslikud meetmed valida töötlemise riski järgi. Pelgalt sõna „pilv”, tegevusloa olemasolu või tuntud tarkvara nimi ei tõenda kõigi turvameetmete rakendamist. Küsige pakkujalt konkreetse töökorralduse selgitust.
| Teema | Mida küsida? |
|---|---|
| Kasutajakontod | Kuidas kasutaja tuvastatakse, õigusi muudetakse ja ligipääs lõpetatakse? |
| Andmete edastamine ja kaitse | Kuidas kaitstakse dokumente saatmisel ja säilitamisel ning kes pääseb tundlikele andmetele ligi? |
| Varukoopiad ja taastamine | Mida varundatakse, kui sageli, kui kaua koopiaid hoitakse ja kuidas taastamist kontrollitakse? |
| Tegevusajalugu | Milliseid toiminguid logitakse ning kes saab logisid vaadata? |
| Intsident või katkestus | Kellele teatada, kuidas klienti teavitatakse ja kuidas jätkatakse kiireloomuliste töödega? |
| Teenusepartnerid | Milliseid tarkvara-, majutus- ja tugiteenuse pakkujaid kasutatakse ning milline on nende ligipääs? |
Varukoopia ja loetav andmeeksport täidavad erinevaid vajadusi. Küsige, kuidas taastatakse süsteem tõrke korral ning kuidas saab teie ettevõte kasutada andmeid siis, kui senine tarkvara- või teenuseleping lõpeb.
Kui teenusepakkuja töötleb isikuandmeid teie nimel ja juhiste alusel, tuleb vastutava ja volitatud töötleja suhe lepingus reguleerida. Kokkuleppes käsitlege juhiseid, konfidentsiaalsust, turvameetmeid, alltöötlejaid, abi andmekaitsekohustuste täitmisel, kontrolli ning andmete tagastamist või kustutamist teenuse lõpus. Poolte rollid sõltuvad tegelikest töötlemistoimingutest.
Uurige lisaks serveri asukohale ka varukoopiate, teenusepartnerite ja tehnilise toe ligipääsu asukohti. Isikuandmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda ei ole automaatselt keelatud, kuid peab vastama GDPR-i edastustingimustele. Ainult EL-is paiknev server ei tõenda kogu töötluse nõuetekohasust.
Euroopa Andmekaitsenõukogu juhendid selgitavad töötlejate lepingulisi ülesandeid ja rahvusvaheliste edastuste aluseid. Konkreetse teenuse puhul tuleb hinnata tegelikke andmevooge, mitte piirduda üldise kinnitusega „vastame GDPR-ile”.
Määrake dokumendiliikide kaupa säilitamise nõuded, vastutaja ja asukoht. Kontrollige, et kokkulepe kataks nii algdokumendid ja registrid kui ka vajalikud aruanded. Üks üldine säilitustähtaeg ei lahenda kõigi raamatupidamis-, personali- ja isikuandmete käsitlemist.
Raamatupidamise säilitustähtaja kontrollimisel lähtuge kehtivast raamatupidamise seadusest ja konkreetse dokumendi liigist. Teenuse lõppemist ei tohiks töökorralduses automaatselt võrdsustada kõigi andmete kohese kustutamisega; samamoodi ei anna üldine arhiveerimissoov alust isikuandmete piiramatuks hoidmiseks.
Teenuse üleandmise vormingud, võimalikud lisatööd ja tasud küsige kirjalikult enne lepingu sõlmimist. Aastavahetus võib olla sobiv üleminekuaeg, kuid kuupäeva valikul lähtuge tegelikust valmisolekust ja lähenevatest töödest.
E-Raamatupidamine24 pakub digitaalset raamatupidamist, palgaarvestust, raamatupidamise korrastamist ja finantsjuhi tuge. Konkreetse teenuse maht, kasutatavad ühendused, tarkvara ligipääsud, aruandluse sagedus ja nõustamine täpsustatakse pakkumises. Tutvuge teenuste ja hinnakirjaga või küsige oma töökorraldusele sobivat pakkumist.
See sõltub teie teadmistest, tehingutest ja tarkvara funktsioonidest. Isetegemine, ülesannete jagamine ja teenuse sisseostmine on erinevad töökorraldused. Enne valikut määrake, kes kontrollib kandeid, lahendab erandjuhtumid ja esitab aruanded. Tarkvara kasutusõigus ei tähenda, et need tööd on teenusena tellitud.
Ei. Import võib tuua tehingud süsteemi enne dokumentide ja selgituste lisamist. Küsige, millised kontrollid tehakse pärast importi ja kuidas märgitakse kontrollitud periood. Aruande kasutamisel arvestage ka puuduvate dokumentide ja pooleliolevate töödega.
Seda ei saa järeldada pilveteenuse nimetusest. Palgaarvestuse maht, aruanded, nõustamine ja rahavoo prognoosid tuleb pakkumises eristada. Küsige iga vajaliku töö kohta selle väljundit, tähtaega, vastutajat ja tasu.
Turvalisust tuleb hinnata tegelike meetmete ja riskide järgi. Kontrollige kasutajate õigusi, autentimist, varundust, taastamist ning partnerite ligipääsu. Ükski üldine turundusväide ega tegevusloa nimetus ei asenda nende küsimuste läbivaatamist.
Leppige enne teenuse alustamist kokku üleantavate andmete loend, ekspordivorming, tähtaeg ja võimalik lisatöö. Üleandmisel kontrollige failide loetavust ja täielikkust ning kinnitage, kuidas säilitatakse vajalikud andmed ja lõpetatakse ligipääsud.
Artikkel on praktiline üldjuhend. Konkreetse teenuse õiguslikud nõuded, säilitustähtajad ja andmekaitsekorraldus tuleb hinnata teie ettevõtte tegelike asjaolude järgi.